Protocolo: Começar do zero e registrar um documento

Protocolo faz parte da categoria Administração da AppSuite. Registre o que entra e sai com número único, data e hora, e acompanhe a tramitação entre setores até a resposta final.

Este guia é para quem já usa o app no dia a dia e quer um passo a passo. Neste post: começar do zero, registrar um documento e tramitar, receber e devolver.

Começar do zero

Setores, pessoas, tipos de documento e o primeiro protocolo.

• Em Cadastros, crie os setores (ou use as sugestões do Painel) e inclua as pessoas de cada um.
• Crie os tipos de documento com prazo e sigilo.
• Cadastre os feriados e diga se a organização é do setor público.
• Registre o primeiro protocolo e imprima o comprovante.
• Tramite para outro setor e peça que alguém de lá receba.
• Quem não está em nenhum setor só consulta: inclua todo mundo que registra ou recebe documentos.

Registrar um documento

Entrada, saída ou interno, interessado, sigilo e anexo.

• No Painel, clique em Registrar entrada, saída ou interno.
• Escolha o setor, o tipo e escreva um assunto curto e claro.
• Escolha ou cadastre o interessado e informe o documento externo, se houver.
• Confira o sigilo e inclua o anexo.
• Registre e entregue o comprovante a quem trouxe o documento.
• Número, data e hora vêm do servidor: não dá para registrar com data atrasada.

Tramitar, receber e devolver

O caminho entre setores e quem responde em cada passo.

• No protocolo, clique em Tramitar, escolha o setor e escreva o despacho.
• O setor de destino recebe um e-mail e vê o protocolo em A receber.
• Alguém do destino clica em Receber: a partir daí o setor responde por ele.
• Para mandar de volta, use Devolver, com o motivo.
• Se enviou errado e ninguém recebeu, use Recolher.
• Trâmite que ninguém recebe vira lembrete para quem enviou depois dos dias de Cadastros.

Dúvidas comuns

Qual a diferença entre devolver e tramitar?

Devolver manda de volta ao setor de onde o protocolo veio e exige o motivo. Tramitar manda a qualquer setor.

Por que preciso receber o protocolo?

O recebimento é a ciência do setor: a partir dele o setor responde pelo protocolo e só então pode despachar, tramitar ou responder. O momento fica na linha do tempo.

Precisa de mais ajuda?

Quando estiver usando o app, clique no botão de ajuda ou tecle ? para abrir a ajuda da tela em que você está, com busca, perguntas frequentes e um tour guiado. Se ainda ficar alguma dúvida, fale com a gente.