Patrimônio: Fazer o inventário

Patrimônio faz parte da categoria Gestão da AppSuite. Catalogação, inventário e gestão do seu patrimônio ou de sua empresa.

Este guia é para quem já usa o app no dia a dia e quer um passo a passo. Neste post: fazer o inventário, entender a depreciação e o valor contábil, dar baixa num bem e receber avisos por e-mail.

Fazer o inventário

Conferir sala por sala com o leitor ou a câmera.

O inventário confirma que cada bem existe e está onde o cadastro diz. Faça pelo menos uma vez por ano.

• Em Inventários, dê um nome, escolha um local ou deixe Todos os locais, e clique em Abrir.
• Leve um notebook com leitor de código de barras ou o celular. Entre na primeira sala e escolha-a em Estou conferindo o local.
• Leia a etiqueta de cada bem. Cada leitura aparece em Conferidos; os achados em outro local ganham um aviso.
• Troque o local ao mudar de sala e repita.
• Veja em Pendentes o que não foi achado e procure de novo.
• Clique em Encerrar inventário. Se quiser, marque os não conferidos como extraviados.
• Várias pessoas podem conferir ao mesmo tempo, cada uma num aparelho.
• Com o celular, também dá para ler o QR Code com a câmera e tocar em Confirmar presença na ficha do bem.
• Bem sem etiqueta? Digite o número de patrimônio ou o número de série no campo de código.

Entender a depreciação e o valor contábil

Vida útil, valor residual e um exemplo.

Bens perdem valor com o tempo. O sistema calcula essa perda pela depreciação linear: a mesma parte a cada mês, ao longo da vida útil da categoria, até chegar ao valor residual.

Um exemplo

• Um notebook custou R$ 1.000,00. A categoria tem vida útil de 60 meses e valor residual de 10%.
• O valor que se perde ao longo da vida útil é R$ 1.000,00 menos R$ 100,00 (o residual) = R$ 900,00, ou R$ 15,00 por mês.
• Depois de 30 meses, o valor contábil é R$ 1.000,00 menos 30 × R$ 15,00 = R$ 550,00, e a barra mostra 50% da vida útil.
• A partir de 60 meses, o valor contábil fica parado em R$ 100,00.
• Conta só meses completos desde a data de aquisição.
• Sem data de aquisição, sem valor ou sem vida útil na categoria, o bem não deprecia: o valor contábil é o valor de compra.
• As categorias sugeridas seguem a tabela de depreciação da Receita Federal. Confira com a sua contabilidade se ela usa outros prazos.
• É uma estimativa gerencial: o sistema não gera lançamentos contábeis.

Dar baixa num bem

Venda, doação, descarte, perda ou obsolescência.

A baixa tira o bem do patrimônio ativo quando ele deixa de pertencer à organização ou não serve mais. A ficha e o histórico continuam guardados.

• Abra a ficha do bem e clique em Baixar.
• Escolha o Motivo: venda, doação, descarte, perda/furto/roubo, obsolescência ou outro.
• Informe a Data da baixa (não pode ser no futuro) e uma observação, como o número do boletim de ocorrência ou o comprador.
• Clique em Dar baixa.
• As manutenções em andamento do bem são canceladas.
• O bem sai dos indicadores, das etiquetas, dos novos inventários e da agenda de preventivas, e aparece no filtro Baixado.
• O número de patrimônio não é reaproveitado.
• Baixou por engano? Na ficha, use Reativar.

Receber avisos por e-mail

Preventivas chegando e garantias vencendo.

Uma vez por dia, um e-mail avisa das manutenções preventivas que estão chegando (ou atrasadas) e das garantias que vão acabar, dentro do prazo que você escolher.

• Abra Cadastros e vá até Lembretes por e-mail.
• Ligue Enviar ao proprietário da organização e/ou Enviar aos gestores de patrimônio.
• Se quiser, escolha Outras pessoas da organização (a equipe de manutenção, por exemplo).
• Em Avisar com antecedência de (dias), escolha de 1 a 365. O padrão é 30.
• Clique em Salvar lembretes e confira, na linha de baixo, quem vai receber.
• Cada data é avisada uma vez só. Concluída a preventiva, a nova data será avisada quando entrar no prazo.
• Garantias já vencidas e planos desativados não geram aviso.
• Cada pessoa recebe um e-mail separado: ninguém vê o endereço das outras.
• O envio também depende das notificações do Patrimônio estarem ligadas em Configuração e da assinatura estar ativa.

Dúvidas comuns

Por que o valor contábil é igual ao valor de compra?

A depreciação só é calculada quando o bem tem data e valor de aquisição e a categoria tem vida útil. Sem um desses, o valor contábil fica igual ao valor de aquisição. Confira o cadastro do bem e o da categoria.

O sistema diz que o bem não faz parte do inventário. Por quê?

O inventário inclui só os bens não baixados do local escolhido na abertura (ou de todos os locais) que existiam naquele momento. Bens cadastrados depois, de outro local ou baixados ficam de fora.

Precisa de mais ajuda?

Quando estiver usando o app, clique no botão de ajuda ou tecle ? para abrir a ajuda da tela em que você está, com busca, perguntas frequentes e um tour guiado. Se ainda ficar alguma dúvida, fale com a gente.