Frequência: Acompanhar a equipe e o banco de horas

Frequência faz parte da categoria Recursos Humanos da AppSuite. Controle de frequência, por ponto eletrônico ou por atividades, nas modalidades presencial, teletrabalho e híbrido.

Este guia é para quem já usa o app no dia a dia e quer um passo a passo. Neste post: acompanhar a equipe e o banco de horas, fechar o mês para a folha de pagamento e gerar o AFD e o AEJ para a fiscalização.

Acompanhar a equipe e o banco de horas

Quem está trabalhando, saldos e vencimentos.

• Abra Equipe para ver, no momento, quem está trabalhando, em intervalo, sem registro ou com ausência justificada.
• Confira o Saldo do mês de cada pessoa e, em quem estiver muito negativo ou positivo, abra o Espelho.
• Veja o cartão Lembretes de ponto: quem ficou com marcação ímpar ou sem registro na última semana. Oriente a pessoa a pedir o ajuste.
• Abra Banco de horas uma vez por mês. Quem tem horas em Vence em 30 dias precisa compensar logo; o que está em Vencidas, a pagar deve ir para a folha.
• Lembre a equipe de confirmar o espelho de cada mês: sem confirmação, o mês não entra no banco.

Aprovadores veem só as pessoas que aprovam. Gestores de frequência veem todas e são os únicos que incluem pessoas e mudam jornada ou aprovador.

Fechar o mês para a folha de pagamento

Espelhos, relatório de extras e CSV.

• Logo depois do fim do mês, peça a todos que confiram e confirmem o espelho e resolva as solicitações pendentes.
• Em Equipe, abra Extras e adicional noturno e volte ao mês que está fechando.
• Confira quem tem alertas da CLT ou números fora do esperado e abra o espelho da pessoa para entender.
• Clique em Exportar CSV. A planilha traz por pessoa as horas normais, extras em dia útil e no descanso (com os percentuais), extras pagas e para o banco, horas noturnas, adicional noturno, saldo do banco no mês, faltas e alertas.
• Se precisar do documento de cada pessoa, baixe o PDF do espelho.
• No Banco de horas, inclua na folha as horas Vencidas, a pagar.

O CSV usa ponto e vírgula e horas em h:mm, e abre direto no Excel. O sistema não calcula valores em reais.

Gerar o AFD e o AEJ para a fiscalização

Dados do empregador, período e limites.

• Em Cadastros, abra Arquivos fiscais do ponto.
• Preencha o Empregador (tipo e documento, razão social, local de prestação de serviços e, se houver, CNO ou CAEPF) e o REP-P (número no INPI e dados do desenvolvedor). Salve.
• Em Equipe, garanta que todos tenham CPF: o aviso amarelo conta quem está sem.
• Volte aos arquivos, escolha o período pedido pela fiscalização (até um ano) e clique em Baixar AFD e em Baixar AEJ.

AFD: Marcações feitas na hora pela pessoa, em ordem de NSR, com o código hash encadeado. Ajustes aprovados ficam de fora, por isso o NSR pode ter lacunas.

AEJ: A jornada tratada, com os ajustes como marcação incluída.

Formato: Arquivos de texto nos leiautes dos anexos V e VI da Portaria MTP 671/2021, em ISO 8859-1.

Falta a assinatura com certificado ICP-Brasil (.p7s), que exige o certificado do responsável, e os registros de empresa, ajuste de relógio, cadastro de empregados e eventos sensíveis. Confira com a sua contabilidade se os arquivos atendem ao que foi pedido.

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