Estoque: Começar do zero e cadastrar um item

Estoque faz parte da categoria Gestão da AppSuite. Gestão de estoque de produtos, equipamentos e ativos diversos.

Este guia é para quem já usa o app no dia a dia e quer um passo a passo. Neste post: começar do zero, cadastrar um item e registrar o que chegou.

Começar do zero

Do primeiro local ao primeiro alerta de reposição.

Começando do zero? Em meia hora o estoque fica pronto para uso. O cartão Primeiros passos, no Painel, acompanha o seu progresso.

• Abra Cadastros e inclua os Locais de estoque (almoxarifado, depósito, filial). Se pular este passo, o sistema cria o Almoxarifado na primeira movimentação.
• Ainda em Cadastros, clique em Importar sugestões nas Categorias e cadastre os Fornecedores de quem você mais compra.
• Em Itens, clique em Novo item para cada material, com unidade e estoque mínimo.
• Depois de salvar cada item, a tela de entrada abre sozinha: registre o saldo que existe hoje, com o custo, para o valor do estoque começar certo.
• Em Itens, gere as Etiquetas (PDF) e cole nas prateleiras.
• Em Cadastros, ligue o alerta por e-mail e inclua os outros gestores.

Não há importação por planilha: os itens são cadastrados um a um. Comece pelos que mais giram e complete aos poucos.

Cadastrar um item

Nome, unidade, códigos, mínimo, máximo e lote.

• Em Itens, clique em Novo item.
• Informe um Nome específico (Detergente neutro 500 ml) e escolha a Unidade em que você conta o item.
• Se a embalagem tem código de barras, leia ou digite no campo Código de barras (EAN). Assim o leitor abre o item direto.
• Diga onde ele fica em Localização no depósito (corredor B, prateleira 3).
• Defina o Estoque mínimo e, se quiser, o Estoque máximo.
• Se o item vence, ligue Controlar lote e validade. Decida agora: depois da primeira movimentação não dá mais para mudar.
• Clique em Salvar. O código EST-00001 (ou o próximo da sequência) é gerado e a entrada inicial abre em seguida.
• Dois itens não podem ter o mesmo código de barras: o sistema avisa ao salvar.
• O estoque máximo precisa ser maior ou igual ao mínimo.

Registrar o que chegou

Entrada com custo, fornecedor, nota fiscal e lote.

Chegou uma compra, uma doação ou material devolvido? Registre a entrada para o saldo e o custo médio ficarem certos.

• No Painel, clique em Entrada (ou, na ficha do item, no botão Entrada).
• Escolha o Item e o Local onde ele vai ficar e informe a Quantidade, na unidade do item.
• Em Custo unitário, informe o preço de cada unidade (o total da nota dividido pela quantidade).
• Escolha o Fornecedor e digite o número da nota fiscal ou do pedido em Documento.
• Se o item controla lote, preencha o Lote (obrigatório) e a Validade.
• Clique em Salvar e registrar outra se a nota tiver mais itens, ou em Salvar.

Uma entrada com o mesmo número de lote no mesmo local soma no lote que já existe. Sem custo informado, o custo médio do item não muda.

Dúvidas comuns

Por que o alerta por e-mail não chegou?

Os motivos mais comuns: nada a avisar naquele dia (nenhum item abaixo do mínimo nem lote vencendo); o alerta está desligado em Cadastros; ninguém está marcado em Quem recebe; o alerta já foi enviado hoje (sai no máximo uma vez por dia); ou a notificação foi desligada para todo o sistema em Configuração. Itens com estoque mínimo zero nunca entram no alerta.

Quando sai material de um item com lote, qual lote sai?

O que vence primeiro. Lotes sem validade saem por último. Na saída você pode informar um lote específico; se ele não tiver quantidade suficiente, a saída é recusada. Na transferência não se escolhe o lote: vão os que vencem primeiro, e eles chegam ao destino com o mesmo número e validade.

Precisa de mais ajuda?

Quando estiver usando o app, clique no botão de ajuda ou tecle ? para abrir a ajuda da tela em que você está, com busca, perguntas frequentes e um tour guiado. Se ainda ficar alguma dúvida, fale com a gente.