Espaços: Aprovar ou recusar reservas e cadastrar um espaço com regras

Espaços faz parte da categoria Agendamentos e reservas da AppSuite. Reserva de salas e espaços para reuniões ou eventos.

Este guia é para quem já usa o app no dia a dia e quer um passo a passo. Neste post: aprovar ou recusar reservas, cadastrar um espaço com regras e imprimir a placa de check-in.

Aprovar ou recusar reservas

Para gestores de espaços que exigem aprovação.

Em espaços com Exige aprovação ligado, as reservas de quem não é gestor chegam como pendentes. Elas já seguram o horário, então quanto antes você decidir, melhor para todos.

• Veja quantas esperam no indicador Aguardando aprovação da Agenda e abra Aprovações no menu.
• Em cada cartão, confira espaço, data, horário, quem pediu e quantas pessoas. Clique no título para ver a descrição.
• Escreva um Motivo, se quiser (obrigatório na prática ao recusar: ajuda a pessoa a remarcar).
• Clique em Aprovar ou Recusar. A pessoa recebe um e-mail com a decisão e o motivo.
• Também dá para decidir pela página da reserva, no quadro Aguardando sua decisão.
• Se outra reserva já foi confirmada no mesmo horário, a aprovação é barrada com aviso.
• Suas próprias reservas, como gestor, já nascem confirmadas.

Cadastrar um espaço com regras

Capacidade, horário, antecedência, duração e mais.

• No menu, abra Espaços e clique em Novo espaço.
• Preencha Nome, Tipo, Localização (prédio, andar, sala) e Capacidade.
• Marque os Recursos que o espaço realmente tem e escolha uma Cor para o calendário.
• Defina o horário (Abre às, Fecha às) e os Dias de funcionamento.
• Se quiser limitar o uso, preencha Duração máxima (horas por reserva) e Antecedência máxima (dias à frente).
• Escreva as Instruções de uso: onde está a chave, o que não pode, quem procurar.
• Ligue Exige aprovação se cada reserva precisar do seu aval, e Exige check-in se quiser liberar reservas esquecidas.
• Clique em Salvar.

Exemplo de auditório: capacidade 80, de segunda a sexta das 08:00 às 22:00, duração máxima de 4 horas, antecedência máxima de 60 dias, exige aprovação e check-in. Exemplo de sala pequena: capacidade 6, das 08:00 às 18:00, sem aprovação, com check-in de 10 minutos antes a 15 minutos depois.

• Regras novas valem para reservas novas e alterações; as reservas já feitas continuam.
• Para tirar um espaço de uso, desligue Ativo em vez de excluir: o histórico fica.

Imprimir a placa de check-in

Ligar o check-in, imprimir o QR e trocar se perder.

• Confira se o espaço tem Exige check-in ligado (Editar, quadro Check-in pelo QR da porta).
• Na ficha do espaço, no quadro Placa de check-in, clique em Placa em PDF.
• Imprima e cole na porta, à altura dos olhos, num lugar bem iluminado.
• Teste: leia o QR com o celular e veja se abre a página de check-in do espaço certo.

A placa se perdeu ou foi copiada? Clique em Novo QR Code e imprima de novo: a placa antiga deixa de funcionar. O link do QR exige login de alguém da sua organização, e cada pessoa só faz o check-in das próprias reservas.

Dúvidas comuns

A placa sumiu ou foi copiada. E agora?

Na ficha do espaço, use Novo QR Code e imprima a placa de novo: a anterior deixa de funcionar. Mesmo uma foto da placa não dá acesso a ninguém de fora: o link exige login e só quem reservou consegue fazer o próprio check-in.

O gestor é avisado quando chega uma reserva para aprovar?

Não por e-mail. As pendentes aparecem na tela Aprovações e no indicador Aguardando aprovação da Agenda. Se for urgente, avise o gestor. Quem reservou, sim, recebe e-mail quando a reserva é aprovada ou recusada.

Precisa de mais ajuda?

Quando estiver usando o app, clique no botão de ajuda ou tecle ? para abrir a ajuda da tela em que você está, com busca, perguntas frequentes e um tour guiado. Se ainda ficar alguma dúvida, fale com a gente.