Assinatura eletrônica: Ordem de assinatura e papéis

Assinatura eletrônica faz parte da categoria Administração da AppSuite. Envie PDFs para assinar com código por e-mail, trilha de evidências e validador público.

Este guia é para quem já usa o app no dia a dia e quer um passo a passo. Neste post: ordem de assinatura e papéis, usar modelos, prazos, lembretes e expiração e recusa, cancelamento e alerta de integridade.

Ordem de assinatura e papéis

Sequencial ou paralela, e a diferença entre assinar, aprovar, testemunha e receber cópia.

• Sequencial: cada pessoa recebe o convite quando a anterior termina. Use números de ordem; pessoas com o mesmo número assinam juntas.
• Paralela: todos recebem o convite ao mesmo tempo.
• Assinar: a assinatura comum. Aprovar: concorda com o documento, por exemplo um gestor que autoriza.
• Testemunha: assina como testemunha. Receber cópia: não assina; recebe o PDF final quando todos terminarem.

O papel no documento (como Contratante) é só um rótulo que aparece no manifesto.

Usar modelos

Montar um modelo com papéis e criar envelopes a partir dele.

• Em Modelos, clique em Novo modelo e preencha os dados.
• Salve e inclua os papéis: nome (Contratante), o que faz, a ordem e se exige CPF ou selfie.
• Para usar, clique em Usar: o envelope novo já vem com as regras; informe nome e e-mail de cada papel.
• Também dá para criar um modelo a partir de um envelope, em Salvar como modelo.

Prazos, lembretes e expiração

Lembretes automáticos, aviso de prazo acabando, reenviar o convite e o que acontece quando expira.

• O prazo é o último dia para assinar. No dia seguinte, a rotina diária marca o envelope como expirado e avisa os gestores.
• Os lembretes automáticos saem a cada quantos dias você escolher para quem ainda não assinou.
• Alguns dias antes do prazo (padrão: 3), quem falta e os gestores recebem o aviso de prazo acabando, uma vez só.
• A qualquer momento, use Reenviar convite no envelope.

Envelope expirado não volta: salve como modelo e crie outro com novo prazo.

Recusa, cancelamento e alerta de integridade

O que acontece quando alguém recusa, quando você cancela e quando um original não confere.

• Recusa: quando alguém recusa (com o motivo), o envelope para e quem enviou, os gestores e quem já recebeu o convite são avisados.
• Cancelamento: quem criou ou um gestor cancela, com o motivo. Quem já recebeu o convite é avisado. Os documentos e a trilha continuam guardados.
• Alerta de integridade: se um original em disco não confere com o SHA-256, o envelope trava, ninguém mais assina e os gestores recebem um e-mail.

Nenhuma dessas situações apaga nada: tudo fica como prova.

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