Assinatura eletrônica: Enviar o primeiro documento para assinar

Assinatura eletrônica faz parte da categoria Administração da AppSuite. Envie PDFs para assinar com código por e-mail, trilha de evidências e validador público.

Este guia é para quem já usa o app no dia a dia e quer um passo a passo. Neste post: enviar o primeiro documento para assinar, como é a assinatura para quem recebe, conferir a autenticidade de um documento e como o app protege contra fraude.

Enviar o primeiro documento para assinar

Do PDF ao convite por e-mail, em cinco passos.

• Clique em Novo envelope, dê um título, a mensagem e o prazo, e crie o rascunho.
• No cartão Incluir PDF, escolha o arquivo (só PDF, até 20 MB, sem senha). O app calcula e guarda o SHA-256.
• No cartão Incluir signatário, escolha uma pessoa da organização ou informe nome e e-mail de alguém de fora. Defina o que ela faz e a ordem.
• Confira tudo e clique em Enviar para assinatura.
• Acompanhe no envelope: cada assinatura aparece em Signatários e na trilha de eventos.

Depois de enviado, documentos e pessoas não mudam mais. O rascunho pode ser editado ou excluído à vontade.

Como é a assinatura para quem recebe

O link pessoal, o código por e-mail, desenhar ou digitar o nome, recusar ou transferir.

• A pessoa recebe um e-mail com o link pessoal do envelope.
• Na página, lê os documentos e vê quem mais participa.
• Clica em Enviar o código e recebe 6 dígitos no mesmo e-mail. O código vale 10 minutos e só pode ser usado uma vez.
• Escolhe como assinar: desenhar com o dedo ou o mouse, digitar o nome ou a rubrica. Se pedido, informa o CPF e tira uma selfie.
• Marca que concorda em assinar eletronicamente e confirma com o código.
• Se não for assinar, pode recusar com o motivo ou, se o envelope permitir, transferir para outra pessoa.

Depois de 5 códigos errados, a confirmação fica bloqueada por 15 minutos. Quem não usa mouse nem toque escolhe Nome digitado ou Rubrica.

Conferir a autenticidade de um documento

Pelo código, pelo QR Code ou enviando o PDF ao validador público.

• Abra o Validar do menu (é uma página pública, que qualquer pessoa pode usar).
• Digite o código de validação (no rodapé de cada página e no manifesto) ou leia o QR Code.
• Ou envie o próprio PDF: o app calcula o SHA-256 e procura o original ou o PDF final.
• O resultado diz se o documento é autêntico, se é o original, se foi alterado depois do selo ou se não é reconhecido.
• Veja também quem assinou e quando, e se a trilha de eventos está íntegra.

O validador nunca mostra e-mail completo, CPF nem IP, e não guarda o PDF enviado.

Como o app protege contra fraude

Original imutável, SHA-256, trilha encadeada, código por e-mail e selo PAdES.

• Original imutável: cada PDF é guardado como foi enviado, com o SHA-256 calculado no servidor. Ele nunca é trocado nem apagado depois do envio.
• Conferência a cada passo: antes de cada assinatura e da conclusão, o app recalcula o SHA-256 do arquivo em disco. Se não bater, o envelope trava e os gestores são avisados.
• Trilha encadeada: cada evento guarda o resumo do anterior. Alterar ou apagar um evento quebra a corrente, e a tela e o validador mostram isso.
• Código por e-mail: só quem tem acesso ao e-mail do signatário confirma a assinatura. O código é guardado só como resumo, vale 10 minutos e tem limite de tentativas.
• Selo PAdES: o PDF final é assinado digitalmente pela plataforma. Qualquer alteração depois aparece no leitor de PDF e no validador.

Tudo o que acontece no envelope também vai para a auditoria do sistema.

Dúvidas comuns

O signatário não recebeu o convite ou o código. E agora?

Confira o e-mail cadastrado e peça para olhar o spam. No envelope, use Reenviar convite. Na página de assinatura, ele pode pedir outro código depois de um minuto.

O signatário pode passar a assinatura para outra pessoa?

Só se o envelope permitir. Ele informa nome, e-mail e o motivo, confirma com o código, e a outra pessoa recebe o convite. Fica tudo na trilha.

Precisa de mais ajuda?

Quando estiver usando o app, clique no botão de ajuda ou tecle ? para abrir a ajuda da tela em que você está, com busca, perguntas frequentes e um tour guiado. Se ainda ficar alguma dúvida, fale com a gente.