Acervos e bibliotecas: Preparar o acervo do zero e catalogar um item em Dublin Core

Acervos e bibliotecas faz parte da categoria Gestão da AppSuite. Catalogação em Dublin Core, empréstimos, exposições, restauração e inventário de acervos.

Este guia é para quem já usa o app no dia a dia e quer um passo a passo. Neste post: preparar o acervo do zero, catalogar um item em Dublin Core, rótulos de cada tipo de acervo e encontrar um item.

Preparar o acervo do zero

Instituição, sigla, coleções, locais e o primeiro item.

• Abra Cadastros. Em Instituição e regras, escreva o nome da instituição e a sigla (por exemplo, MUS para um museu ou BIB para uma biblioteca). Clique em Salvar.
• Em Coleções, clique em Importar sugeridas (Biblioteca geral, Obras raras, Acervo museológico, Arquivo histórico e Acervo fotográfico) ou crie as suas com Nova, cada uma com o tipo de acervo certo.
• Em Locais de guarda, cadastre do maior para o menor: o prédio, as salas dentro dele, as estantes dentro das salas.
• Em Pessoas e instituições, cadastre quem costuma tomar itens emprestados (pode deixar para depois).
• Vá ao Acervo e clique em Catalogar item para descrever a primeira peça. Tem um catálogo antigo? Use Importar MARC.
• Imprima as etiquetas e cole nas peças.

Os Primeiros passos do Painel acompanham esse caminho e somem quando tudo estiver feito. Defina a sigla antes de catalogar: os números já dados não mudam depois.

Catalogar um item em Dublin Core

Do título à localização, campo a campo.

• No Acervo, clique em Catalogar item e escolha a Coleção. Os rótulos mudam para a linguagem daquele acervo.
• Preencha o Título. Exemplo de livro: Macunaíma; de obra: Abaporu; de documento: Carta de sesmaria.
• Confira o Tipo sugerido e, se houver, informe o Tombo antigo e o Número de chamada.
• Na Descrição, preencha o criador (Andrade, Mário de), a data (1928), os assuntos separados por ponto e vírgula (Literatura brasileira; Modernismo) e o que mais souber.
• Em Características físicas, as dimensões, o material, a conservação e a aquisição. Uma imagem pode ser ligada pelo endereço https.
• Em Localização e uso, o local de guarda, a posição, se pode ser emprestado e se vai para o catálogo público.
• Clique em Salvar, ou em Salvar e catalogar outro para seguir na mesma coleção.

Só o título é obrigatório: catalogue o básico agora e complete depois com Editar. Cópias iguais saem mais rápido pela ação Novo exemplar, na ficha do primeiro.

Rótulos de cada tipo de acervo

Por que o formulário muda com a coleção.

O Dublin Core usa nomes genéricos (criador, editor, formato). Para cada área usar a própria linguagem, o formulário troca os rótulos conforme o tipo de acervo da coleção. O dado gravado é sempre o mesmo elemento do padrão.

Biblioteca: Autor, Editora, Ano de publicação, Descrição física, ISBN / ISSN, Tradutor ou ilustrador. Tipo sugerido: Texto.

Museológico: Autor ou artista, Fabricante ou oficina, Data ou período de produção, Formato ou suporte. Tipo sugerido: Objeto físico.

Arquivístico: Produtor do documento, Órgão ou entidade, Data-limite, Espécie e suporte, Código de referência. Tipo sugerido: Texto.

Fotográfico: Fotógrafo, Data da fotografia, Processo e suporte, Local retratado. Tipo sugerido: Imagem fixa.

Audiovisual: Diretor ou autor, Produtora, Data de produção, Suporte e duração. Tipo sugerido: Imagem em movimento.

Digital: Formato do arquivo, Endereço, DOI ou identificador persistente. Tipo sugerido: Conjunto de dados.

Outro: Os nomes do próprio Dublin Core. Tipo sugerido: Objeto físico.

O tipo sugerido é só um ponto de partida: uma fotografia guardada numa biblioteca pode ter o tipo Imagem fixa.

Encontrar um item

Busca, leitor de código de barras e QR Code.

• Com a etiqueta em mãos: no Painel, leia o código de barras com o leitor (ou digite o número de controle) e tecle Enter. A ficha abre direto.
• Pelo celular: aponte a câmera para o QR Code da etiqueta. A ficha abre depois do login.
• Sem código: no Acervo, use Buscar com parte do título, o autor, um assunto, o tombo, o ISBN ou o número de chamada.
• Por grupo: filtre por coleção, situação ou tipo, ou clique numa coleção ou situação no Painel.

O campo do Painel aceita o número de controle e o tombo exatos (maiúsculas não importam). Itens baixados só aparecem no Acervo escolhendo a situação Baixado.

Dúvidas comuns

Preciso de um leitor de código de barras?

Não é obrigatório, mas ajuda muito. Leitores USB ou Bluetooth funcionam como um teclado: leem a etiqueta e teclam Enter. Sem leitor, digite o número de controle. O QR Code da etiqueta pode ser lido pela câmera do celular e abre a ficha, depois do login.

Por que os nomes dos campos mudaram quando escolhi a coleção?

Cada tipo de acervo usa a linguagem da sua área: numa biblioteca, Autor, Editora e ISBN; num museu, Autor ou artista e Fabricante; num acervo fotográfico, Fotógrafo e Local retratado. O dado gravado é sempre o mesmo elemento do Dublin Core, então a exportação fica padronizada.

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Quando estiver usando o app, clique no botão de ajuda ou tecle ? para abrir a ajuda da tela em que você está, com busca, perguntas frequentes e um tour guiado. Se ainda ficar alguma dúvida, fale com a gente.