Acervos e bibliotecas: Imprimir etiquetas

Acervos e bibliotecas faz parte da categoria Gestão da AppSuite. Catalogação em Dublin Core, empréstimos, exposições, restauração e inventário de acervos.

Este guia é para quem já usa o app no dia a dia e quer um passo a passo. Neste post: imprimir etiquetas, emprestar, renovar e receber de volta, reservar um item e cobrar um empréstimo atrasado.

Imprimir etiquetas

QR Code e código de barras em folha A4 ou rolo térmico.

Cada etiqueta traz o nome da instituição, o título, o número de controle, um QR Code (abre a ficha no celular) e um código de barras (para o leitor).

• Várias de uma vez: no Acervo, filtre os itens (por exemplo, a coleção recém-catalogada) e clique em Etiquetas.
• Escolha o Formato: A4 com 24 etiquetas (70 × 37 mm), A4 com 14 (99,1 × 38,1 mm), ou rolo térmico de 50 × 30 ou 60 × 40 mm.
• Na folha A4 já usada, informe em Começar na etiqueta nº a primeira posição livre. Para testar o alinhamento, ligue o contorno.
• Clique em Gerar PDF: ele abre numa aba nova. Imprima em tamanho real (100%), sem ajustar à página.
• Uma só: na ficha do item, abra Mais ações e escolha o formato da etiqueta.

Até 500 etiquetas por vez, na ordem do número de controle. Para mais, divida o filtro (por coleção, por exemplo).

Emprestar, renovar e receber de volta

O ciclo completo do empréstimo.

• Cadastre a pessoa ou instituição em Cadastros, Pessoas e instituições, se ainda não existir.
• Abra a ficha do item (leia a etiqueta no Painel) e clique em Emprestar.
• Escolha a pessoa em Emprestar a, confira a data em Devolver até (já vem com o prazo padrão) e, se quiser, uma observação. Confirme.
• Renovar: na ficha ou na Circulação. O novo prazo é o prazo padrão somado à data de devolução, ou a hoje se ela já passou.
• Devolução: quando o item voltar, clique em Registrar devolução na ficha ou em Devolver na Circulação. O item volta para o acervo ou, se houver fila de reservas, fica Reservado para o primeiro da fila.

Só empresta o item que está no acervo e marcado como Pode ser emprestado, para uma pessoa ativa, com devolução de hoje em diante. A devolução fica registrada com a data do dia em que foi lançada.

Reservar um item

A fila de espera de um item emprestado, do pedido à retirada.

• Cadastre o leitor em Cadastros, Pessoas e instituições, se ainda não existir. Com e-mail, ele é avisado quando o item chegar.
• Abra a ficha do item emprestado e clique em Reservar (ou use Nova reserva na aba Reservas da Circulação). Escolha o leitor e confirme: ele entra no fim da fila.
• Enquanto houver alguém na fila, o empréstimo atual não pode ser renovado.
• Quando o item for devolvido, ele fica Reservado para o primeiro da fila, que recebe um e-mail com o prazo para retirar (o definido em Cadastros, 3 dias se ninguém mudou).
• Quando o leitor vier buscar, clique em Emprestar ao reservante, na ficha ou na Circulação. É um empréstimo comum, com o prazo padrão de devolução, e a reserva fica como Retirada.
• Se ele desistir, clique em Cancelar: a vez passa ao próximo da fila (avisado por e-mail) ou, sem fila, o item volta ao acervo. Se o prazo vencer, a rotina diária faz o mesmo sozinha.

Só se reserva item emprestado (ou já separado para outro leitor) e que pode ser emprestado; item no acervo se empresta direto. A mesma pessoa não reserva duas vezes o mesmo item, e quem já está com ele não entra na fila. Item Reservado só pode ser emprestado a quem está no topo da fila. As reservas da pessoa aparecem no cadastro dela.

Cobrar um empréstimo atrasado

Os lembretes por e-mail e o que fazer depois.

• No Painel, veja Empréstimos atrasados, ou abra Circulação com o filtro Atrasados.
• Na linha do empréstimo, clique em Lembrar. A pessoa recebe um e-mail com o título, o número do item, a data de retirada e a data em que deveria ter devolvido.
• Combinou mais prazo? Use Renovar, se ainda houver renovações disponíveis.
• O item se perdeu e não vai voltar? Não existe extravio de item emprestado: registre a devolução para encerrar o empréstimo e, na ficha, marque o item como extraviado, com o motivo (por exemplo, perdido pelo leitor).

Uma vez por dia, o sistema já avisa o leitor um dia antes de vencer e no primeiro dia de atraso, uma vez só por data de devolução. O botão Lembrar serve para cobrar de novo depois disso. Os avisos só vão a quem tem e-mail cadastrado, seguem Cadastros, Lembretes por e-mail, e podem estar desligados em Configuração, Notificações.

Dúvidas comuns

Por que não consigo reservar um item?

A reserva serve para o item que está emprestado (ou já separado para outro leitor). Item no acervo se empresta direto. Também não é possível reservar um item que não pode ser emprestado, reservar duas vezes para a mesma pessoa, nem para quem já está com o item.

Posso emprestar um item reservado para outra pessoa?

Não. Enquanto o item está Reservado (aguardando retirada), ele só pode ser emprestado a quem está no topo da fila. Para emprestar a outra pessoa, cancele antes a reserva (e as que estiverem na frente dela).

Precisa de mais ajuda?

Quando estiver usando o app, clique no botão de ajuda ou tecle ? para abrir a ajuda da tela em que você está, com busca, perguntas frequentes e um tour guiado. Se ainda ficar alguma dúvida, fale com a gente.