Acervos e bibliotecas: Enviar para restauração e montar uma exposição

Acervos e bibliotecas faz parte da categoria Gestão da AppSuite. Catalogação em Dublin Core, empréstimos, exposições, restauração e inventário de acervos.

Este guia é para quem já usa o app no dia a dia e quer um passo a passo. Neste post: enviar para restauração, montar uma exposição, fazer um inventário com o leitor e extravio, baixa e volta ao acervo.

Enviar para restauração

Saída, acompanhamento e retorno com a nova conservação.

• Abra a ficha do item (os em conservação ruim ou péssima aparecem no Painel).
• Em Mais ações, escolha Enviar para restauração.
• Informe o Restaurador ou laboratório, o Diagnóstico e motivo e, se souber, a Previsão de retorno. Clique em Registrar saída.
• Acompanhe em Circulação, Restaurações: previsão vencida aparece em vermelho.
• Na volta, abra a ficha e clique em Retorno da restauração: a data, a conservação depois, o custo e os procedimentos realizados.

O estado de conservação do item passa a ser o informado no retorno, e o histórico guarda a troca (por exemplo, Ruim para Bom). Só vai para restauração o item que está no acervo.

Montar uma exposição

Interna, externa ou itinerante, do cadastro ao retorno.

• Em Exposições, clique em Nova exposição: título, tipo (Interna, Externa ou Itinerante), local, curadoria, abertura e encerramento.
• Na ficha da exposição, leia as etiquetas das peças com o leitor no campo Números de controle (uma por linha) e clique em Incluir na exposição. Cada peça passa a constar como Em exposição.
• Itinerante: inclua cada parada em Itinerância (instituição, cidade, início e fim). A ficha de cada peça mostra onde a exposição está agora.
• Na desmontagem, marque as peças que voltaram e clique em Registrar retorno dos selecionados. Elas voltam para o acervo.

Só entram peças que estão no acervo no momento da inclusão. Depois do encerramento, a exposição não recebe novos itens, mas ainda aceita o registro do retorno.

Fazer um inventário com o leitor

Conferir prateleira por prateleira.

• Em Inventários, dê um título e escolha a coleção e/ou o local (por exemplo, a Reserva técnica, que inclui as estantes dentro dela). Clique em Iniciar.
• Leve o computador (ou o celular com leitor Bluetooth) até as estantes. Leia a etiqueta de cada peça: a resposta aparece na hora.
• Repetido? A peça já tinha sido lida. Não pertence? Ela está fora do escopo deste inventário, talvez guardada no lugar errado.
• No fim, procure as peças da lista Faltam no local indicado.
• Clique em Concluir inventário. Se quiser, ligue antes a marcação dos não encontrados como extraviados.

Pode deixar o inventário em andamento e continuar outro dia: o Painel mostra o aviso com o atalho Continuar conferência. Concluído, ele não recebe mais leituras.

Extravio, baixa e volta ao acervo

Quando uma peça some ou sai de vez.

Extraviado: A peça não foi encontrada, mas pode aparecer. Na ficha, Mais ações, Marcar como extraviado, com o motivo.

Baixa: A peça saiu de vez: descarte, perda definitiva, devolução de comodato, transferência. Na ficha, Mais ações, Dar baixa, com o motivo.

Voltou ao acervo: Para um item extraviado que apareceu ou um baixado reincorporado.

• Extravio: o item precisa estar no acervo (não emprestado, em exposição ou em restauração).
• Baixa: o item precisa estar no acervo ou extraviado. A baixa também tira o item do catálogo público.
• Itens baixados somem das listas comuns; veja-os no Acervo escolhendo a situação Baixado.

Nada é apagado: a ficha e o histórico, com o motivo e quem registrou, ficam guardados. Um item baixado que volta ao acervo continua fora do catálogo público (a baixa desliga essa opção); ligue de novo na edição, se quiser.

Dúvidas comuns

Um item catalogado durante o inventário entra na conferência?

Não. A lista de um inventário é montada no momento em que ele é iniciado. Lido depois, o item novo aparece como Não pertence a este inventário.

E se o leitor não retirar a reserva no prazo?

A rotina diária encerra a reserva como Prazo vencido no dia seguinte ao fim do prazo e passa a vez ao próximo da fila, que é avisado por e-mail. Sem ninguém na fila, o item volta para o acervo. Cancelar a reserva de quem está aguardando faz o mesmo na hora.

Precisa de mais ajuda?

Quando estiver usando o app, clique no botão de ajuda ou tecle ? para abrir a ajuda da tela em que você está, com busca, perguntas frequentes e um tour guiado. Se ainda ficar alguma dúvida, fale com a gente.