Competências: Começar do zero e conduzir um ciclo de avaliação

Competências faz parte da categoria Recursos Humanos da AppSuite. Gestão das competências da sua equipe.

Este guia é para quem já usa o app no dia a dia e quer um passo a passo. Neste post: começar do zero, conduzir um ciclo de avaliação e usar a 9Box e calibrar.

Começar do zero

Catálogo, cargos, equipe e o primeiro ciclo.

Para quem está configurando o app pela primeira vez. Em meia hora dá para ter o mapa da equipe pronto para o primeiro ciclo. O Painel mostra os Primeiros passos até tudo estar feito.

• Catálogo: em Competências, clique em Importar catálogo sugerido e revise as descrições dos níveis.
• Cargos: em Cargos, crie cada cargo e escolha o nível esperado em cada competência.
• Equipe: em Equipe, inclua as pessoas da organização; depois edite cada uma para definir cargo e líder.
• Gestores: se outra pessoa vai ajudar a administrar, ligue Administra o app no cadastro dela.
• Ciclo: em Avaliações, crie o ciclo e clique em Abrir ciclo.
• Comece pequeno: poucos cargos e poucas competências por cargo. Dá para ajustar depois.
• Avise a equipe antes de abrir o ciclo e combine o prazo.

Conduzir um ciclo de avaliação

Criar, abrir, acompanhar e encerrar.

Um ciclo vai de Planejado a Aberto e a Encerrado. Quem abre e encerra é sempre o gestor: o sistema só avisa, no Painel, em Avaliações, na tela do ciclo e por e-mail, quando chega a data de início ou quando o fim passa.

• Em Avaliações, preencha Novo ciclo de avaliação e clique em Criar ciclo.
• Confira se todos têm cargo e líder na Equipe. Depois, no ciclo, clique em Abrir ciclo: cada pessoa ativa ganha uma avaliação.
• Acompanhe a contagem de Pendentes, Autoavaliadas e Concluídas. Nos 7 dias antes do fim, o sistema manda lembretes.
• Entrou alguém na equipe? Clique em Incluir quem entrou depois.
• Em paralelo, organize a 9Box e as avaliações 360°.
• Quando todas estiverem concluídas, clique em Encerrar ciclo.

Encerrar não tem volta. Avaliações não concluídas ficam como estão e não entram na matriz, que só usa avaliações concluídas.

Usar a 9Box e calibrar

Potencial, faixas de desempenho e reunião de calibração.

A 9Box ajuda a decidir onde investir: quem reter, quem desafiar e quem precisa de apoio. O desempenho vem da avaliação; o potencial, do líder; a calibração, de uma conversa entre gestores.

• No ciclo, clique em Matriz 9Box.
• Peça a cada líder que defina o potencial dos liderados na tabela (1 baixo, 2 médio, 3 alto).
• Se quiser, ajuste as Faixas de desempenho no fim da tela.
• Na reunião de calibração, projete a grade, filtre por líder e discuta caso a caso.
• Quando o grupo decidir mudar uma posição, clique em Calibrar, escolha desempenho e potencial e registre a justificativa.
• Exporte o CSV para guardar o resultado da reunião.
• Calibre com o ciclo aberto: depois de encerrar, nada muda.
• Toda calibração fica no histórico, com quem fez, quando e por quê.
• Mudar as faixas vale para a organização inteira e recalcula as posições de todos os ciclos; calibrações continuam valendo.

Dúvidas comuns

O ciclo abre e fecha sozinho nas datas?

Não. Um gestor precisa clicar em Abrir ciclo e, no fim, em Encerrar ciclo. As datas servem para o calendário, para os lembretes de prazo, que saem nos 7 dias antes do fim, e para avisar os gestores: quando chega o início de um ciclo ainda Planejado, ou quando o fim de um ciclo Aberto já passou, aparece um aviso no Painel, em Avaliações e na tela do ciclo, e sai um e-mail uma vez só.

Mudei o cargo de alguém no meio do ciclo. E agora?

Na próxima vez que a avaliação for aberta com o ciclo aberto, as competências do cargo novo que faltam são incluídas. As do cargo antigo continuam na avaliação.

Precisa de mais ajuda?

Quando estiver usando o app, clique no botão de ajuda ou tecle ? para abrir a ajuda da tela em que você está, com busca, perguntas frequentes e um tour guiado. Se ainda ficar alguma dúvida, fale com a gente.