Consultórios: Teleconsulta e remarcar, cancelar ou marcar falta

Consultórios faz parte da categoria Agendamentos e reservas da AppSuite. Agenda de consultas para consultórios médicos, odontológicos, de psicologia, nutrição, estética e outros.

Este guia é para quem já usa o app no dia a dia e quer um passo a passo. Neste post: teleconsulta, remarcar, cancelar ou marcar falta, emitir a declaração de comparecimento e ler os relatórios e fechar o mês com os convênios.

Teleconsulta

Consulta por vídeo com o link enviado ao paciente.

• Em Cadastros, crie um tipo de consulta com Teleconsulta marcado (a importação de algumas áreas já traz um).
• Crie a sala da chamada na ferramenta que o profissional usa (Meet, Zoom, WhatsApp…) e copie o endereço.
• Em Marcar consulta, escolha o tipo de teleconsulta e cole o endereço em Link da teleconsulta.
• O paciente recebe o link no e-mail de confirmação e no lembrete, e o botão Entrar na teleconsulta aparece na página Minha consulta. O arquivo de agenda do celular também leva o link.

O link só pode ser informado ao marcar pela recepção e não pode ser trocado depois. Se o paciente marcou a teleconsulta pela internet, ou se o link mudar, mande o endereço por WhatsApp ou e-mail. O app não cria a chamada de vídeo: ele só entrega o link.

Remarcar, cancelar ou marcar falta

Quando o combinado muda.

Remarcar

• Abra a consulta e vá até o cartão Remarcar (só aparece para consultas Agendadas ou Confirmadas).
• Escolha o profissional (ele precisa atender o tipo), o dia e a hora e clique em Remarcar.
• A consulta volta a Agendada e precisa de nova confirmação. Com e-mail, o paciente recebe o novo horário e, na véspera, o lembrete.

Ao remarcar, o sistema confere se o profissional está livre, mas não se o horário está dentro dos turnos dele: confira na Agenda antes.

Cancelar ou marcar falta

• O paciente avisou que não vem? Cancelar consulta e confirme. O horário fica livre, inclusive na internet.
• Ele não apareceu? Marcar falta. Entra na taxa de faltas do Painel.

Cancelada e Faltou não podem ser desfeitas. Cancelar pela recepção não manda e-mail ao paciente: avise-o.

Emitir a declaração de comparecimento

O atestado de presença em PDF.

• A declaração só existe para quem compareceu: a consulta precisa estar Na sala de espera, Em atendimento ou Atendida.
• Abra a consulta. No cartão Documentos, clique em Declaração de comparecimento.
• O PDF abre numa nova aba, com o consultório, o nome do paciente, o dia, das que horas até que horas, o tipo de consulta e o profissional, e uma linha para assinatura com o registro profissional.
• Imprima, peça a assinatura do profissional e entregue ao paciente.

O horário de início é a chegada registrada na recepção. A declaração não traz diagnóstico nem motivo da consulta, e cada emissão fica registrada na auditoria.

Ler os relatórios e fechar o mês com os convênios

Atendidas, faltas e o que enviar aos planos.

• No fim do mês, garanta que toda consulta do período está como Atendida, Faltou ou Cancelada.
• Abra Relatórios, escolha De o dia 1 e Até o último dia e clique em Aplicar.
• Em Por convênio, veja quantas consultas cada plano teve.
• Em Consultas do período, pesquise o nome do convênio e exporte para Excel: a lista sai com data, paciente, tipo, profissional e carteirinha, pronta para o faturamento do plano.
• Em Particular, confira o total previsto das consultas particulares atendidas com o caixa.

O app não registra pagamentos nem guias de convênio: os valores são os do tipo de consulta na hora da marcação. A lista de consultas do período mostra também as que ainda estão abertas e as faltas (a situação vem em cada linha).

Dúvidas comuns

Até quando o paciente pode desmarcar sozinho?

Até o prazo configurado em Cadastros (12 horas antes, se ninguém mudou), pelo link do e-mail. Depois disso, a página pede que ele fale com o consultório. A recepção pode cancelar a qualquer momento.

Por que a consulta de convênio aparece com valor zero?

Porque o app só guarda o valor das consultas particulares (o valor particular do tipo). O que o convênio paga não é calculado: use o relatório Por convênio e a lista com as carteirinhas para fazer o faturamento com cada plano.

Precisa de mais ajuda?

Quando estiver usando o app, clique no botão de ajuda ou tecle ? para abrir a ajuda da tela em que você está, com busca, perguntas frequentes e um tour guiado. Se ainda ficar alguma dúvida, fale com a gente.