Protocolo: Classificação e temporalidade

Protocolo faz parte da categoria Administração da AppSuite. Registre o que entra e sai com número único, data e hora, e acompanhe a tramitação entre setores até a resposta final.

Este guia é para quem já usa o app no dia a dia e quer um passo a passo. Neste post: classificação e temporalidade, achar os gargalos e privacidade (LGPD).

Classificação e temporalidade

Como preencher os tipos para o arquivo.

• Use o plano de classificação e a tabela de temporalidade aprovados pelo seu órgão (no setor público, os do Conarq e do arquivo do ente).
• Em cada tipo, informe o código de classificação.
• Informe os anos na fase corrente e na intermediária e a destinação final.
• Ao arquivar, registre o local físico.
• O app não elimina documentos: a eliminação depende de autorização (Lei 8.159, art. 9º).

Achar os gargalos

Tempo por setor, atrasos e trâmites parados.

• Abra Relatórios e escolha o período.
• Veja em Tempo médio em cada setor onde os documentos param mais.
• Compare registrados e respondidos e quanto saiu no prazo.
• Use a lista Em atraso agora para cobrar os setores.
• Trâmites sem recebimento também aparecem no resumo semanal dos gestores.

Privacidade (LGPD)

Dados dos interessados, máscara do CPF e acesso.

• Cadastre só os dados necessários para tratar e responder o protocolo.
• Use restrito ou sigiloso quando o documento tiver dados pessoais ou sensíveis.
• No protocolo pela internet, a pessoa concorda com o uso dos dados antes de enviar.
• Os anexos só são baixados por quem vê o protocolo.
• O CPF aparece mascarado nas telas.
• Protocolos seguem a temporalidade: não são apagados a pedido, mas o acesso pode ser restrito.

Dúvidas comuns

Enviei para o setor errado. E agora?

Enquanto ninguém recebeu, recolha o envio no próprio protocolo: ele volta para o seu setor.

Dá para apagar um protocolo, um anexo ou um item da linha do tempo?

Não. O protocolo é um registro: arquive o que não precisa de resposta. Anexo errado, inclua o certo e explique num despacho.

Precisa de mais ajuda?

Quando estiver usando o app, clique no botão de ajuda ou tecle ? para abrir a ajuda da tela em que você está, com busca, perguntas frequentes e um tour guiado. Se ainda ficar alguma dúvida, fale com a gente.